Bu yazı Kamu İhale mevzuatları hakkında bilgi almak isteyenler için en anlaşılır (hatta fazla anlaşılır) bir dilde yazılmıştır.
Öncelikle KİK nedir? KİK, devletin gereksinim duyduğu mal/hizmet/yapım gibi ihtiyaçları özel sektörden almasını düzenleyen kurumdur. Örneğin Cemişgezek Belediyesi yeni bir park yaptırmak istiyorsa bunu eş dost mütahite değil, KİK’e açıklamak durumundadır. “Ben park yapacağım bana ihale açın” demek zorundadır. Yoksa belediyeye ödenek çıkmaz, yapılan iş resmiyet kazanamaz. Belirli bir meblağın üzerindeki her alım için ihale açılması ve en düşük fiyat veren firmadan alım yapılması yasal zorunluluktur. Bu bakımdan KİK, kamu kurumları ile özel sektör arasında bir köprüdür. KİK sayesinde kamu kurumları kafalarına göre iş yapmaz, her işi o işte uzman olması beklenen bir özel firmaya en ucuza yaptırır.
Sistem Avrupa Birliği’nden alınma. Mesut Yılmaz zamanında büyük tartışmalarla Türkiye’ye getirildi. KİK kamu alımlarındaki her türlü usulsüzlüğü prosedürler ile engellemeye çalışan bir kurum. Bu yüzden de gözler sürekli üzerinde. Koskoca bir devletin tüm alımlarını denetleyen bir kurum olduğu için milyarlarca türk lirasının kaderini belirliyor. bu yüzden ülkedeki en önemli kurumlardan biri desek yanılmış olmayız. KİK de bunun farkında olmalı ki çok sıkı bir çalışma disiplini ile en küçük bir üsulsüzlüğe taviz vermeyecek şekilde varlığını sürdürüyor. Hakkındaki üsulsüzlük iddiaları, polis baskınları siyasi amaçlar taşımanın ötesinde değildir. Meclisin geceyarısı kararları ile özerkliği iptal edilip maliyeye bağlanması KİK’in üzerindeki siyasi baskıyı artırmış olsa da kurumun tarafsızlığını ve ülkedeki önemli yerini değiştirmeye yetmemiştir.
KİK şeffaf bir örgüttür. İhale ilanları, ihale başvuruları, teknik şartnameler, idari şartnameler, geçmiş ihaleler, duyurular ve diğer her şey internetten özgürce takip edilebilmekte.
Kurumun web sayfası http://www.ihale.gov.tr bu işin kutsal yuvasıdır. Devlete satış yapıp para kazanmak isteyen özel sektör yetkilileri ve özel sektörden alım yapmak isteyen memurların anasayfası konumundadır. Bu sayfadaki gelişmeler anlık olarak takip edilir, tüm iş güç bunun üzerinden döner. Bu işlere azıcık meraklı bir insanın dahi ihale.gov.tr adresinde uzun saatlerce mesaisi geçmiş olmalıdır.
ihale.gov.tr olmadan KİK bir hiçtir. Çünkü KİK son düzenlemeler ile birlikte işlemlerini sadece elektronik ortamda yapmaktadır. EKAP adı verilen Elektronik Kamu Alımları Platformu sayfaları ile ilan edilmiş tüm ihale bilgilerine sahip olunabilir.
EKAP şifresiz ve sınırsız görüntülemeye izin veren bir sistemdir. İhaleye girmek için gerekli belgeler sayfa üzerinden elektronik imza ile ücretsiz olarak temin edilmektedir. İhalenin yapılacağı idare binasına hiç girmeden sadece internet/ekap üzerinden bir ihaleye girmek mümkün hale getirilmiştir.
Örnek bir ihale: 2012/33497 numaralı KETÇAP VE MAYONEZ ihalesine göz gezdirelim. patatese sıktığımız ketçabın mayonezin ihalesi mi olur demeyin. eğer alıcı 34′ ÜNCÜ HUDUT TUGAY KOMUTANLIĞI ŞEMDİNLİ HAKKARİ ise bu işin de ihalesi olur. çünkü alınan meblağ üç beş paket değil, binlerce kilodur. ihale ile ilgileniyorsak EKAP’tan ihaleye katılım için istenen belgelere bakılır. imza sirküleri, teminat mektubu… bunlar hep standarttır ve tüm ihalelerde istenir. kamuya satış yapan firmaların zaten dosyalarında bu standart evraklar fazlasıyla hazır olmalıdırlar. ihale incelemesinde özel olan şeylere dikkat etmek gerekir. bunlar kalite belgeleri, iş bitirme, personel deneyim gibi çok çeşitli şeylerdir. örnek olarak incelediğimiz bu ihalede Son beş yıl içinde bedel içeren bir sözleşme kapsamında kesin kabul işlemleri tamamlanan ve Teklif edilen bedelin % 40 oranından az olmamak üzere ihale konusu iş veya benzer işlere ilişkin iş deneyimini gösteren belgelerifadesi hemen dikkat çekmelidir. Zira bu madde ihaleye elini kolunu sallayan herkesin girmemesi için özellikle konulmuş bir maddedir. eğer bu ihaleye 1milyon tl’lik bir fiyat verecekse bir firma, daha önce en az 400 bin TL’lik benzer bir işi yapmış olmalıdır. bunu kanıtlamanın yolu daha önce yaptığı işten aldığı işbitirme belgesi, kesilen fatura ve daha önce imzalanan sözleşmelerdir. bu işlere yeni başlayan ve henüz hiç bir iş bitirmesi olmayan bir firma olduğumuzu varsayarsak eğer bu ihaleden vazgeçmeden önce son bir ihtimali göz önüne getirmeliyiz; konsorsiyum. yani birleşerek ihaleye girme. biz a firması olarak hiç bir iş deneyimimiz yokken iş deneyimine sahip bir b firması ile konsorsiyum kurarsak ihaleye a+b firması olarak katılabiliriz. bunun yasal prosedürleri oldukça ayrıntılıdır ancak nihayetinde ihaleye girmek amaçlanıyorsa bu gayet işlevsel bir çözümdür. ancak ne var ki örnek olarak incelediğimiz bu ihalede şu madde deneyimsiz firmaların ihaleye girmelerinin tamamen önünü kapatmaktadır: Konsorsiyum olarak ihaleye teklif verilemez.
başka bir örnek ihale: 2012/123206 numaralı asansör ihalesine göz gezdirelim. ihalede istenilen belgeler bu işleri yapan bir üreticinin ya da satıcının zaten sahip olması gereken uçuk olmayan belgelerdir (iso, tse vs..) Bu ihalede bir üstteki örnekte olduğu gibi benzer iş deneyim istenmemiştir. bu yüzden bu belgelere sahip her hangi bir asansör imalatçısı ya da satıcısı (ya da sarı çizmeli mehmet ağa) bu ihaleye girebilir. ihaleye girmek için ilk yapılması gereken şey elektronik imza ile şartnameyi indirmektir. eğer elektronik imzanız yoksa üzülmeyin, idarenin belirlenen adresinden de ücreti mukabilinde şartname alınabilmekte. şartnameleri zaten okuyoruz niye elektronik imzayla falan indiriyoruz diyenler için cevap şudur: bu ihaleye girebilmek için bir zorunluluktur. paraya kıyıp ya da dijital imzayı atıp şartnameyi almak olaya resmiyet katar.
ikinci adım geçici teminatın alınmasıdır. geçici teminat mevzusu teknik bir konu. bankadan alınabildiği gibi nakit yatırılması da mümkün. en makbulü nakit yatırılmasıdır zira bankalar teminat mektubundan fazlaca komisyon alır. geçici teminat ne demek bilmeyenler için açıklaması şu olabilir: geçici teminat sizin ciddiyetinizi gösteren bir referanstır. eğer işi alır da elinize yüzünüze bulaştırırsanız devlet geçici teminatınızı kalıcı olarak gelir olarak kaydeder. kısacası kapora gibi bişeydir. eğer ihalede sıkıntı yaşanırsa paranız yanar. bu yüzden ihaleye girmek ciddi bir iştir. prosedürdeki en ufak bir aksaklık teminatınızı yakar ve 1 yıl ihaleye giriş yasağına yol açabilir. aman.
teminat işinin de dosyaya eklenmesinden sonra geriye standart belgelerin evrakların hazırlanması kalıyor. bunlar eğer varsa istenen kalite belgeleri, bilanço, imza sirküleri, ticari sicil gazete vs… gibi ultra standart şeylerdir. aslı gibidir yapılarak idareye verilir. orjinalleri her zaman firmada kalarak diğer ihalelerde kullanmak üzere arşivde -özenle- saklanır.
dosya hazırlamanın en güzel yeri fiyat teklifi vermektir. bu işin temelidir. alınacak teminat, iş bitirme hep bu verilecek teklife bağlıdır. bol hesap kitapla çıkacak bir fiyat sizi ihalede en düşük teklif yapabilirse ihaleyi alırsınız. sözleşme imzalanır, herkes mutlu olur. ancak fiyat rakiplerinizin üstünde kalırsa rakipleriniz sözleşme sırasında elenmediği sürece ihaleyi kaybetmiş olursunuz. itiraz hakkı dışında hiç bir hakkınız olmaz. not: itiraz hakkı önemlidir. sırf itiraz hakkı alabilmek için ihaleye boş dosyayla girenler vardır. itiraz ederek rakibi uğraştırabilir, hatta ihaleyi tamamen iptal ettirebilirsiniz. eğer çantacı müteahhitlik gibi illegal bir işi yürütmek istiyorsanız itiraz hakkı sizin elinizde her zaman “avanta koparmak” için bir silahtır. tabiki bu tip işler tavsiye edilmez zira türk polisi affetmez. en küçük üsulsüzlük ihale yasağı ile sizi devlete toplu iğne satamaz durumuna düşürebilir. (hapis cezasından falan bahsetmiyorum bile)
düzgünce, mantıklıca hazırlanmış bir ihale dosyası ile ihale komisyonu karşısında oturan firma için yapılacak tek şey yaklaşık maliyeti, rakiplerin verdiği fiyatları ve sonucu not almaktan ibarettir. not: ihaleye girmek için illaki komisyona girmek gerekmez. iadeli taahütlü (kargonun yandan yemişi) posta ile teklif komisyona iletilebilir ve değerlendirmeye alınır.
ihalenin sonucunda en düşük teklif veren taraf olduğumuzu varsayarsak bundan sonraki prosedürler idare tarafından ihaleye giren firmalara belirtilecek ihale sonuç bildirgesinde açıklanacaktır. borcu yoktur belgesi sözleşme imzalama vs.. ile geçen bu süreç kafadan 1 aya mal olur. bu sürede işi yapan firma işi yapmak için zaman kazanmış olur zira şartnamede belirtilen zamanlar hiç bir zaman yükleniciye yeterli zamanı vermez. yüklenici her zaman acele etmek zorunda kalır. ihaleye girmeden bile işi yapmak için hazırlık yapan rakiplerin olduğu düşünülürse özellikle mal satım firmalarının kazanabildikleri her günü iyi kullanmaları gerekmektedir.
örnek olarak incelediğimiz asansör ihalesi bir mal satım ihalesiydi. malın üretilip istenilen yerde tesliminden sonra idareden para alınır ve iş biter. eğer bu iş 2 yıllık bir hizmet işi olsaydı (örneğin asansörün servis hizmeti alımı ihalesi vs..) her ay hakediş raporu hazırlamak ve bunları her ay idareye onaylatmak gerekecekti. bu teknik işleri şu an burada anlatmak istemiyorum. zaten ihaleyi alan firma bunları hiç bilmiyor olamaz. bilmiyorsa bile idare yüklenicinin burnunu sürte sürte öğretir nasıl olsa. (idare, yüklenici üzerinen otorite sahibidir. istediği zaman bir uyuzluk yaratıp tutanak tutturup ceza kestirebilir, icabında sözleşmeyi feshettirebilir. mazallah.)
ihale mevzularında şimdilik yazmak istediğim şeyler bunlar. aklıma gelip dur şunu da yazayım diyeceğim bir şeyler olursa buraya ekleyeceğim.